河南省玉石文化产业协会
档案管理制度
(2018年9月29日二届一次理事会审议通过)
第一条 为了加强对本会档案资料的管理,根据《社会团体登记管理条例》和《河南省玉石文化产业协会章程》制定本制度。
第二条 存档范围
(一)关于本会成立、撤消、合并、更改名称等的文件资料(其中包括以下资料:注册表、本会负责人登记表、本会成员登记表、年度工作计划、年度工作总结、本会材料汇编、本会成员、个人小结、本会的活动图片及本会其他主要成果)
(二)关于本会的历史沿革、大事记等资料。
(三)关于本会及本会内部成员的荣誉证书的复印件。
(四)反映本会活动的活动策划、经费预算表、活动中期资料(如简报、照片等)活动总结等资料。
(五)需要本会贯彻执行的条例、规定、通知等文件。
(六)以上材料应以打印稿留存,所有材料应客观、公正、真实。
第三条 档案管理
(一)档案最终的整理、管理工作由秘书处负责,要求存档的各种资料必须整洁齐备。
(二)档案按照本会的分类分别存档。
(三)对本会递交的材料要按顺序存档。
(四)对各类本会递交的档案要定期进行整理,确保档案安全。
档案的更新:每年度末对全部档案清点整理一次,根据实际情况或需要作以调查、更新,使之日趋合理化、科学化。
第四条 档案使用
(一)任何要使用本会档案的人,需到秘书处登记,并由专职人员将所需档案找出交由相关人员使用。
(二)使用档案时要注意档案的完整与清洁,不得随意损坏档案。
(三)再使用期间如丢失档案,要将情况及时报给秘书处,并进行丢失登记。
(四)档案使用完毕后要在指定期限内交还给秘书处,并注销登记。
(五)任何查阅人员,必须保证档案的完整性,查阅后要恢复原状,不得乱扔乱放,同时未经特别许可不得在其上涂改,或带出,或复印,或其它非法形式使用,若有任何失误,将按有关规定予以追究当事人责任。
第五条 档案管理工作流程
(一)本会资料由秘书处人员及时收集、整理。
(二)秘书处整理好资料后统一交由理事长审查。
(三)通过秘书长审查后,资料交由秘书处规整存档。
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